Dans le tumulte du quotidien, nous sommes sans cesse sollicités de partout. Ainsi, nous nous concentrons sur les choses urgentes (ou qui nous semblent urgentes) et oublions que c’est plutôt l’importance que les choses ont pour nous qui devrait guider nos choix.
Gérer le quotidien lorsqu’on a un ou plusieurs TND peut être un défi quotidien, source d’anxiété. Entre la maison, les enfants, les études, le travail, et tout le reste, comment hiérarchiser les différentes tâches sans que cela nous apporte des conséquences négatives.
Certains outils peuvent être utiles, même s’ils ne suffisent parfois pas. En effet, d’autres dimensions sont à prendre en compte : les ressources de la personne et son fonctionnement cognitif et émotionnel, sa fatigabilité. L’environnement peut également fragiliser les efforts d’une personne s’il ne lui permet pas d’effectuer dans de bonnes conditions ce qu’elle aura prévu.
Cependant, certains outils restent utiles, et permettent de répondre aux impératifs et éviter les désagréments liés aux oublis, délais non respectés, et autres souci d’organisation.
Le plus difficile pour établir un plan d’organisation peut être la gestion de ce qui est prioritaire et ce qui l’est moins.
Un outil : la matrice d’Eisenhower
C’est un outil incontournable de gestion des tâches qui repose sur deux critères : l’urgence et l’importance.
Grâce à cet outil, vous pourrez classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et celles à éliminer !
Comment utiliser cette matrice ?
1. Utilisez un code couleur
Associez un code couleur à ce que vous avez à faire. Ainsi, cela sera plus visible en fonction des priorités.
Par exemple :
- Jaune = tâches prioritaires
- Vert = tâches urgentes
- Bleu = tâches à faire plus tard
- Rouge = tâches non prioritaires
Vous n’avez plus qu’à remplir votre matrice d’Eisenhower, selon leur couleur.
2. Limitez chaque catégorie à 10 tâches
Ainsi, cela sera plus lisible.
Vous pouvez créer plusieurs matrices, mais si votre liste est limitée au strict minimum vous perdrez moins de temps à hiérarchiser vos tâches.
3. Faites des listes personnelles et professionnelles
Lorsque trop de tâches vous incombent, créer des matrices distinctes personnelles et professionnelles.
Parfois, les délais et méthodes diffèrent.
4. Éliminez certaines tâches, puis établissez des priorités
Commencez par éliminer les tâches inutiles pour mieux établir vos priorités. Avec cette stratégie, vous vous attaquerez au dernier quadrant avant de passer aux trois autres.
Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, identifiez quels éléments vous avez inscrits inutilement.
60 % de notre temps est consacré à des tâches annexes : si vous pouvez rapidement supprimer ces éléments, faites-le.
Ainsi, vous hiérarchiserez plus rapidement votre travail et vous reviendrez certainement à cette étape à la fin du processus.
Les tâches Prioritaires, qui vous permettent d’avancer sont les plus importantes, ayant des impacts sur d’autres et apportant une valeur ajoutée une fois réalisées.
Des outils comme la courbe 80/20 de Pareto (80% des effets sont le produit de seulement 20% des causes) sont une aide précieuse pour évaluer l’importance d’une tâche.
L’urgence fait référence aux tâches qui nécessitent votre attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que leurs échéances. Il est parfois ardu de définir le caractère urgent ou non d’un élément, car il dépend fréquemment de facteurs externes, et être très subjectif.
Comment remplir la matrice quadrant par quadrant ?
Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes
Sont à lister ici :
- les tâches qui requièrent une attention et une action ultra rapides, voire immédiates,
- les éléments qui ont un impact sur vos objectifs,
- les items qui ont des conséquences directes sur l’avancée d’un projet,
- un problème à résoudre urgemment – conflit, crise, etc. –
- les appels/courriels importants et devant être traités rapidement,…
Certaines tâches se retrouvent ici, car non planifiées efficacement. Ce peut être le cas de la réalisation d’un compte-rendu ou un rapport que vous n’avez cessé de reporter – qui aurait été initialement placée au sein du quadrant 2 ou 3 selon les cas – et dont l’échéance et l’importance ne vous laissent d’autre choix que d’en faire désormais une priorité, à positionner dans le quadrant 1.
Quadrant 2 : tâches importantes, mais non urgentes
Cette partie concerne les tâches importantes, mais dont le degré d’urgence est inférieur à celles positionnées dans le quadrant 1. Sont ainsi à inscrire ici :
- les missions n’ayant pas d’échéance proche, mais qui revêtent un certain degré d’importance pour vous, votre équipe, votre entreprise, etc.
- les éléments à planifier sur les semaines à venir,
- les moments dédiés à la veille stratégique,
- l’ élaboration d’un plan d’actions, d’un projet,
- la formation, le coaching,…
Quadrant 3 : tâches non importantes, mais urgentes
Figurent ici les éléments “perturbateurs” qui nécessitent une attention immédiate mais qui n’ont pas réellement d’impact sur notre travail, comme :
- le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers,
- la demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d’une information urgente, d’un conseil, d’un coup de main,
- les tâches importantes pour d’autres, mais qui n’ont aucune importance pour vous et l’avancée de votre travail,
- les éléments que vous pouvez déléguer à une tierce personne, …
Quadrant 4 : tâches ni importantes ni urgentes
Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles que vous devez abandonner pour plus d’efficacité :
- mauvaises habitudes improductives,
- distractions vous empêchant d’avancer efficacement (surf sur internet, notifications intempestives, etc.),
- hésitations chronophages et dévoreuses d’énergie positive,
- les ruminations sur ce quoi vous n’avez aucune prise…
Mémo Vocabulaire
Agir – Faire :
Lorsque des tâches importantes sont à faire le jour même, vous devez les accomplir.
Planifier :
Lorsque se présentent des tâches importantes mais pas si urgentes, vous devez les planifier.
Déléguer :
Lorsque vous faites face à ce qui est urgent mais moins important, vous devez le déléguer à d’autres.
Renoncer – Supprimer :
Lorsque des tâches ne sont ni urgentes ni importantes, vous devez les oublier.
Infographie de rappel
